Grundlagen und Etikette für geschäftliche E-Mails

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Grundlagen und geschäftliche E-Mail-Etikette, die Sie kennen sollten, wenn Sie E-Mail am Arbeitsplatz verwenden

Sitten und Bräuche Soziale Höflichkeit , Etikette Zoll zur Erleichterung der Beziehungen Die japanische Geschäftsetikette wird im Englischen als Geschäftsetikette bezeichnet.

Wenn es sich um ein allgemeines Dokument nach außen handelt, beginnt es mit einem Gruß wie „Sehr geehrter Herr, vielen Dank für Ihre anhaltende Unterstützung.“ Viele Leute schrieben Grüße.

Ich weiß nicht, wer es sagen wird, aber wenn ein neues Tool herauskommt, wendet es alte Sitten an und schafft mit Gewalt Regeln, was manchmal zu selbstzufriedenen schlechten Sitten führt, die den Nutzen des Tools untergraben, aber die Geschäftsetikette ist Gewohnheit Es ändert sich also mit der Zeit.

E-Mail-Grundlagen

Wenn Sie keine Geschäftsetikette haben, reicht es aus, sich ein wenig zu schämen, aber im Falle von E-Mails kann Ihre E-Mail-Adresse durchgesickert sein, wenn Sie die Spezifikationen nicht verstehen, was Ihre Arbeit behindern kann.

Antwort und Thread

Email 返 信 Wird verwendet, um eine Nachricht zu senden, die sich auf den Inhalt der empfangenen E-Mail bezieht. 返 信 Zur Verwendung im Betreff  Bezüglich (Über) wird abgekürzt Re: Wird hinzugefügt, und Sie geben Ihre Nachricht im Allgemeinen über der ursprünglichen Nachricht ein.

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Heutige E-Mail-Apps und Webmail fassen den E-Mail-Austausch (Konversationen) anhand von Antworten zusammen. Gewinde Es hat eine Funktion und zum einen einander 返 信 Durch die Verwendung von zum Erstellen eines Threads wird die E-Mail nicht verteilt und es ist einfacher, auf vergangene E-Mails zuzugreifen.

Ändern Sie für verschiedene Angelegenheiten den Titel oder erstellen Sie eine neue Nachricht und fügen Sie sie in einen separaten Thread ein.
Häufig verwendet, da sich das Ignorieren allgemeiner Regeln auch auf das Mail-Management des Gegenübers auswirkt 返 信 Brauchen Sie besondere Aufmerksamkeit.
Inline-Antwort

Antworten Sie unter Angabe des Inhalts der empfangenen E-Mail ( Inline-Antwort ) Zähne Entschuldigung für die andere Partei Aus diesem Grund wird es in der Geschäftsszene oft als NG angesehen.

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Inline-Antworten sind leicht zu erkennen, z. B. wenn Fragen aufgeschlüsselt sind. Wenn der Absender also das Wort „Bitte inline antworten.“ hinzufügt, ist Inline beim Antworten einfacher zu verwenden.

Unterschiede zwischen To / CC / BCC und richtiger Verwendung

Das Versenden von E-Mails hängt vom Zweck ab  Zu ( die Anschrift )· Cc ( Kopie )· Bcc Verwenden Sie (Blindkopie) richtig.

Nach – Ziel

Zu Die eingetragene Adresse gibt an, dass der Inhalt der Mail an den Mail-Empfänger adressiert ist, und die Adresse der Person, mit der die Mail direkt ausgetauscht wird, ist eingetragen.

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Fügen Sie im Textkörper der E-Mail alle in An eingegebenen Empfängernamen ein.

 Der Empfänger ist Zu Da Sie die eingegebene E-Mail-Adresse überprüfen können und wissen, an wen die E-Mail mit dem gleichen Inhalt gesendet wurde, ist es bei der Eingabe mehrerer Adressen möglich, diese in einer Umgebung zu verwenden, in der sich die Empfänger kennen, z. B. im selben Unternehmen oder in einem Kreis Annahme.
Alle Kundenadressen Zu Wenn Sie es in einem Stapel eingeben und versenden, ist dies wie die Veröffentlichung des Geschäftspartners, und es ist ein Tabu, das zum Durchsickern der E-Mail-Adresse führt.
CC – Teilen

Cc Gebrauchtes Kohlepapier Kopieren Bedeutet, im Textkörper der Nachricht Kopieren Wird verwendet, um die Interaktion zwischen dem Sender und dem Empfänger mit den betroffenen Parteien zu teilen.

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Wenn der von Cc gesendete Empfänger ein Geschäftspartner ist, fügen Sie den Namen des Empfängers in den Text der E-Mail ein.

Die in Cc eingetragene Adresse kann von allen Empfängern bestätigt werden und E-Mails, die in Cc empfangen werden, müssen grundsätzlich nicht beantwortet werden.
Bcc – Übertragung

Bcc Bedeutet (Blindkopie), und da der E-Mail-Empfänger die E-Mail-Adresse des Ziels nicht bestätigen kann, wird sie verwendet, wenn Sie teilen möchten, ohne den E-Mail-Empfänger zu benachrichtigen, wie z. B. eine Massenübertragung.

 Zu Wird leer sein, also wird die E-Mail sein Bcc Es kann bestätigt werden, dass alles auf einmal gesendet wird.

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Es hängt vom Inhalt der Nachricht ab, aber wenn der Empfänger ein Geschäftspartner ist, fügen Sie ein Wort hinzu, dass die E-Mail auf einmal mit Bcc gesendet wird.

Bcc kann wiederholt an viele Ziele gleichzeitig senden, und wenn es viele Empfangsfehler gibt, kann es als Spam beurteilt werden und die IP-Adresse kann auf die schwarze Liste gesetzt werden.
Wenn Sie beabsichtigen, mit Bcc zu senden, aber mit To oder Cc, wird die E-Mail-Adresse durchgesickert, daher müssen Sie sehr vorsichtig sein, wenn Sie alle auf einmal senden.

E-Mail-Typ

In der E-Mail HTMLKlartext Außerdem kann HTML vereinfacht werden und Textdekoration ist möglich. Rich-Text Generell beim Verfassen einer E-Mail HTMLKlartext Wählen aus.

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Google Mail·Proton Mail Und viele E-Mail-Dienste Mozilla Thunderbird·Windows Mail Die Standardeinstellungen für Apps wie HTML で, 標準 Wird angezeigt HTML bilden.

E-Mails im HTML-Format, einschließlich Rich-Text-Format, werden je nach Umgebung des Empfängers möglicherweise nicht richtig angezeigt, und das Risiko einer Malware-Infektion steigt, so dass die Empfänger berücksichtigt werden müssen In der Geschäftswelt ist es besser, Klartext zu verwendenAllerdings ist Malware jetzt Anhänge und Links sind Mainstream wie Emotet Und da das Nur-Text-Format in mobilen Apps wie Gmail nicht verfügbar ist,Verwenden Sie Klartext in Ihrem Unternehmen Die Regel bricht zusammen und auch E-Mails aus dem Ausland brechen zusammen.  HTML Das Format ist Standard.

Angehängte Datei

Gmail kann Nachrichten bis zu 50 MB empfangen, Nachrichten bis zu 25 MB senden, und ein typischer ISP (Internet Service Provider) hat eine maximale E-Mail-Größe von 20 MB.

Es ist Etikette, Massenanhänge von Dateien größer als 10 MB in geschäftlichen E-Mails zu vermeiden, die File-Sharing-Funktion Ihres eigenen Servers oder Online-Speicherdienstes für große Dateien zu nutzen und große Dateien in ZIP zusammenzufügen.
Office-Dateien

Virusinfektion durch Anhänge in Microsoft Office Makrofunktion Viele von ihnen verwenden.

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In Microsoft Office ist die Makrofunktion standardmäßig deaktiviert Inhaltsaktivierung Das Makro wird erst ausgeführt, wenn Sie auf klicken, aber Dateien mit Makros, die als Mindestetikette festgelegt sind, werden nicht gesendet.

Passwortgeschützte ZIP-Datei

Aus Sicherheitsgründen (PPAP), wo eine kennwortgeschützte ZIP-Datei gesendet wird und dann ein separates Kennwort gesendet wird, hat die kennwortgeschützte ZIP-Datei kein Kennwort. 7-Zip Sie können die Datei durchsuchen mit usw.App zur Passwortfreigabe Obwohl es Zeit und Mühe kostet, ist die Sicherheit daher nur "besser als nichts zu tun", und die Überprüfungen der Sicherheitssoftware werden bestanden, sodass ein hohes Risiko einer Virusinfektion aufgrund von Spoofing besteht.

Im November 2020 kündigten das Kabinettsbüro und das Kabinettsbüro die Abschaffung von passwortgeschützten ZIP an, aber für den Versand sensibler Dateien werden Ende-zu-Ende (E11E) verschlüsselte Proton Mail und Dateien verschlüsselt und online gespeichert.Die Verwendung von Speicher wird empfohlen.
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End-to-End Encryptable Open Source Anonymous Email Proton Mail ist ein kostenloser und verfügbarer anonymer E-Mail-Dienst des Schweizer E-Mail-/VPN-Anbieters Proton AG […].

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Tutanota, ein kostenloser E-Mail-Dienst, der Ihre E-Mails mit automatischer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung schützt, ist ein sicherer, anonymer Open-Source-E-Mail-Dienst der Tutao GmbH in Deutschland.

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